Keine Panik und kein Verkaufsdruck: Hier steht, welche Fristen wirklich gelten, wer ausgenommen ist und wie Sie die Umstellung in Ruhe erledigen. Alle Fakten nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums.
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, ohne Ausnahme. Die gute Nachricht vom BMF selbst: Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Empfangen heißt aber noch nicht sinnvoll verarbeiten, dazu unten mehr.
Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ab 2027 selbst E-Rechnungen ausstellen. Für Sie als kleineren Betrieb heißt das praktisch: Ihre größeren Lieferanten und Auftraggeber stellen jetzt um, und Sie bekommen zunehmend XML statt PDF.
Dann endet die letzte Übergangsfrist. Auch kleine Betriebe müssen im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen. Für Betriebe unter der 800.000-€-Grenze sind Papier (immer) und PDF (mit Zustimmung des Empfängers) bis dahin noch erlaubt.
Ein strukturiertes elektronisches Format nach der EU-Norm EN 16931. In Deutschland üblich: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL). Bei Mischformaten wie ZUGFeRD ist seit 2025 der XML-Teil maßgeblich, nicht das sichtbare PDF.
Ein einfaches PDF per E-Mail ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung". In den Übergangsfristen ist das noch erlaubt, danach erfüllt es die Anforderungen im B2B-Geschäft nicht mehr.
Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbeträge bis 250 € brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG. Wichtig: Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können.
Sobald größere Auftraggeber 2027 umstellen, wollen viele auch von ihren kleinen Lieferanten E-Rechnungen, weil gemischte Eingänge ihre Buchhaltung teurer machen. Die Frist auf dem Papier ist 2028, die Frist im Markt kommt früher.
Wer früh liefert, was Großkunden brauchen, bleibt der unkomplizierte Lieferant.
Nach Ablauf der Übergangsfristen ist eine Papier- oder PDF-Rechnung im B2B-Geschäft keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Das gefährdet den Vorsteuerabzug Ihres Kunden, und der meldet sich dann bei Ihnen.
Rechtzeitig umgestellt gibt es dieses Gespräch nie.
Die E-Rechnung ist strukturierte Daten. Wer sie nur als lästige Pflicht ablegt, verschenkt den eigentlichen Nutzen: Rechnungen, die sich automatisch zuordnen, prüfen und anmahnen lassen.
Einmal sauber aufgesetzt, übernimmt das System einen großen Teil dieser Büroarbeit dauerhaft.
Wie schreiben Sie heute Rechnungen, wie kommen welche rein, was kann Ihre Buchhaltungs-Software schon? Oft ist die Umstellung kleiner als gedacht, manchmal fehlt nur ein Haken in der Einstellung.
XRechnung oder ZUGFeRD, Versand per E-Mail oder Schnittstelle, Ablage so, dass die achtjährige Aufbewahrungspflicht erfüllt ist. Einmal entschieden, läuft es.
Wenn Rechnungen ohnehin strukturiert sind, können Erstellung, Versand und Zahlungserinnerung gleich mitlaufen. Genau dafür gibt es unser Modul Rechnung & Mahnung, eingerichtet und betreut statt noch ein Tool zum Selberpflegen.